O e-mail corporativo é uma ferramenta importante de comunicação. Por ser utilizado para comercialização de produtos ou serviços, além da oficialização e documentação de conversas, ele precisa ser escrito de forma clara e objetiva. 

Aqui você vai descobrir como redigir o seu de forma a se proteger contra mal entendidos, aumentar a reputação da empresa e ainda melhorar o relacionamento com o cliente. 

Inclusive, vale a pena destacar que 87% das empresas B2B e 79% das empresas B2C utilizam essa forma de comunicação para distribuir conteúdos. Só em 2021, foi constatado que 4,03 bilhões de pessoas usam e-mails para fins diversos.

Ficou impressionado com os números?

Esses são apenas alguns dos dados que a Astrus Digital, especialista em projetos digitais, trouxe para conversar com você sobre o planejamento da comunicação empresarial por e-mail. São anos de expertise para entregar aos nossos parceiros soluções a partir de uma visão integrada do marketing digital. 

Assim, o que você verá a seguir são dicas práticas para te ajudar a alcançar o objetivo proposto nesse texto: como escrever um e-mail profissional! Veja a primeira delas!

1. Tenha um domínio de e-mail próprio

Apesar de não ter relação com a escrita do e-mail, essa dica se relaciona diretamente com a autoridade e credibilidade de quem escreve. Ter um endereço eletrônico com o nome da empresa (ex: voce@suaempresa.com.br) abre inúmeras possibilidades, como a implementação de um e-mail marketing, que nada mais é do que uma estratégia para manter o contato e o relacionamento com a sua base de clientes, levando-os a converter a partir de um determinado tempo. 

Portanto, você só tem a ganhar com a implementação de um e-mail corporativo de domínio próprio. Confira como garantir o seu:

1. E-mail profissional através do Gmail – clique aqui para saber mais. 
2. Escolha um plano gratuito, mas com armazenamento limitado de até 5gb – clique aqui para saber mais.
3. Tenha um site profissional com domínio registrado e depois faça a hospedagem em um servidor – clique aqui e aqui para saber mais. Lembramos que além do Hostgator há inúmeros outros serviços para hospedagem como Hostinger, Locaweb, entre outros. 

MAS se o seu ramo de negócios é e-commerce, então escolha a melhor plataforma para experiência online de compra, a AGEC. Preparada e integrada com grandes serviços, a plataforma garante fácil acesso a todo o painel de controle da loja virtual, para você gerenciar o seu negócio com tranquilidade e segurança. 

2. Assinatura digital ou padrão? Entenda a diferença!

Um e-mail corporativo também precisa ter uma assinatura digital. E ela é bem diferente da assinatura padrão que é usada como uma mensagem de saída. A assinatura digital garante uma camada extra de segurança ao email, ou seja, ela certifica de que foi você que enviou o e-mail ao destinatário e não um impostor. 

Isso é possível graças à inclusão prévia de um certificado que resulta em uma identificação digital, que funciona como uma marca digital exclusiva, assegurando que o conteúdo não foi alterado durante o processo. Para dados sensíveis, também é possível obter privacidade adicional com a criptografia de mensagens. 

Portanto, para se proteger contra a adulteração nas mensagens e garantir que a comunicação original chegue ao destinatário sem qualquer interferência de terceiros, opte pela identificação digital. 

3. Revise a escrita: evite repetições e erros de gramática

Chegamos ao corpo do e-mail: aqui a atenção precisa estar concentrada na clareza e na gramática correta! É muito importante que o e-mail seja conciso e pontual, para evitar mal entendidos. 

A forma como você se expressa por meio de seus e-mails corporativos é fator determinante para a visão que os outros terão da sua postura profissional. Repetições, pontuações em excesso, caixa alta, erros de ortografia, de formatação, de gramática e uma linguagem que não comunica a essência da marca, são situações que afetam a imagem da empresa.

Por isso, escreva, leia e releia antes de enviar ao destinatário. Inclusive, você já deve ter ouvido o ditado popular “a pressa é inimiga da perfeição”…. e realmente é verdade!

4. Estilo: descubra o seu tom de voz

Como destacamos acima, uma boa gramática aumenta a credibilidade e autoridade da empresa e do remetente, mas é o tom de voz que cria o sentimento de identificação e pertencimento. 

Quando falamos em uma linguagem que comunique a essência da marca é sobre isso! Já esclarecemos por aqui sobre o tom de voz, caso queira se aprofundar no assunto, mas basicamente ele é a personalização da sua empresa através do uso de palavras e da forma como você se expressa. 

Uma linguagem adequada ao perfil da empresa promove um relacionamento duradouro com os clientes. Por isso, aposte em saudações diferenciadas ou fechamento de e-mails com os mesmos elementos para criar uma regularidade na escrita.

Em casos de e-mails mais profissionais em que o assunto versa sobre negócios ou dados sensíveis, utilize uma linguagem mais formal. Já em situações cotidianas, a depender da buyer persona da sua marca, você pode adotar uma linguagem mais informal.

Lembre-se sempre que a forma que você escreve transmite informações sobre o seu negócio, por isso, use as palavras sabiamente. A dica é utilizar o dicionário de sinônimos para encontrar os termos mais adequados para o assunto que deseja comunicar. 

5. Defina o assunto do e-mail 

Por fim, uma outra etapa muito importante para entender como escrever um e-mail mais profissional é definir o assunto do email.

Você sabia que para ser visualizado na íntegra, na caixa de entrada, o assunto do email precisa ter até 55 caracteres? 

Assim, aposte na objetividade para informar o tema central, aumentando a taxa de abertura do email. Claro que você pode ultrapassar esse limite. Neste caso, o que sugerimos é manter a clareza na comunicação para fisgar a atenção do cliente, fornecedor, revendedor ou parceiro de negócios, seja quem for.

O assunto do e-mail é um dos pontos mais importantes para assegurar visibilidade para a marca. Confira abaixo alguns dados sobre os motivos para dar atenção especial a ele:

• 35% das pessoas abrem e-mails com base apenas na linha de assunto.
• 69% das pessoas marcam as mensagens como spam com base na linha de assunto.
• 46% dos e-mails são abertos em dispositivos móveis, por isso, a melhor otimização para o assunto é ter 60 caracteres ou menos.

Percebe a importância de priorizar o assunto do e-mail? Uma comunicação incorreta pode levar o seu trabalho diretamente para a lixeira ou spam. 

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Esse foi o conteúdo sobre como escrever um e-mail mais profissional! 

Gostou? Nos deixe saber nos comentários! Até a próxima!